Dicas para um bom atendimento ao cliente

• Preencher todos os dados da ficha, não passar mensagem para menores de 18 anos sem autorização dos pais ou responsável, caso seja autorizado pegar os dados dos responsável também.

• Pedir para que os seus clientes quando fizer o depósito, ligar para dar o número do comprovante. Costuma-se quando o seu cliente não passar o número do depósito ligar até três vezes pedindo o número, ou se não tiver outro jeito cobre o receptor pedindo que ele faça a gentileza de pedir que o fulano (o seu cliente) te ligue ou pedir para que ele deposite a quantia de R$ da mensagem em sua conta .

• Costuma-se passar uma mensagem neutra de aniversário como cortesia para seu cliente, pois ele ficará muito feliz com a mensagem e lembrará de sua agência.

• Precisa ficar atento se o cliente for mulher passar mensagem com voz feminina, se o cliente for homem passar mensagem com voz masculina e assim por diante, principalmente em mensagens eróticas.

• Se você tiver algum problema ao passar mensagem para seu cliente pare imediatamente e peça desculpas e passe a mensagem correta.

• Quando for passar a mensagem passe somente para o receptor, se a pessoa que atender ao telefone não for o receptor e a pessoa insistir não chamar caso você não se indentificar, explique para a pessoa que é uma mensagem surpresa e peça para não avisar ao receptor.

• Ao passar a mensagem costuma colocar Ok!, de caneta vermelha para dar um destaque que está mensagem você já passou, quando o cliente ligar e passar o número de deposito costuma colocar também pago, de caneta vermelha para dar um destaque que já foi paga a mensagem.

• Costuma-se fazer o cadastro de envio de mensagens num caderno pequeno aspiral, com os dados para o preenchimento da ficha na cor preta ou na cor roxa por exemplo, os dados dos clientes geralmente deve ser escrita na cor azul, ou em alguma combinação de cor que passar dar destaque e que você visualize bem o cadastro.

• Os valores e o modelo de cadastro são apenas sugestões.

• Deve ser passado três mensagens com o tema escolhido conforme o cliente pediu, pois poderá ter algumas pessoas que irá ouvir várias mensagens por ouvir.

Equipamentos para Montar a Telemensagem

INSTALAÇÃO DA BLACK BOX NA LINHA TELEFÔNICA E APARELHO

Conectar tomada da black Box (cabo maior) na linha telefônica (tomada que fica na parede).
Conectar a segunda tomada (cabo menor) no aparelho telefônico.

INSTALAÇÃO DOS CABOS PARA DEMONSTRAÇÃO DE MENSAGENS

Mensagem Simples: conectar um dos cabos pretos (não importa qual) na saída de fone de ouvido do seu tocador de CD.
Obs.: Esta conexão também serve para o sistema de reação ao vivo.

Mensagem com Sistema Telemix (troca do fundo musical): Com o primeiro cabo preto já conectado, conecte o segundo cabo preto na saída de fone de ouvido de outro aparelho de som. (neste caso pode ser um tocador de cd, K-7, LP ou rádio, pois este servirá apenas para passar o fundo musical).

Mensagem com Gravação em fita K-7: desconectar todos os cabos pretos das saídas de fone de ouvido do seu tocador e conectar o cabo branco na entrada de microfone do seu aparelho de som. Neste momento a conversação no telefone sairá nas caixas de som do seu aparelho. Para gravar siga as instruções do seu aparelho de som.

ATENÇÃO: O cabo branco não pode ser conectado nas saídas de fone de ouvido.

TRABALHANDO COM A BLACK BOX

Com o cliente em linha coloque a mensagem para reproduzir no tocador de CD e na Black Box movimente a chave para cima / baixo de maneira que ouça você ouça a mensagem. Para voltar a falar com o cliente movimente novamente a chave.
ATENÇÃO: ao desligar nunca deixe a chave na posição que se ouve a mensagem, pois nesta situação você estará bloqueando a linha mesmo que o telefone esteja no gancho e não entrará ligação.


Observação: quando o cliente não estiver em linha não será possível ouvir a mensagem, pois o tom de linha interfere na reprodução da mensagem.

Modelo de arquivo e Agendamento

ARQUIVO

Nome: _______________________________________________________________
End.: ________________________________________________________________
Bairro:_____________________Cep:__________-_______Fone: _______________

DESTINATÁRIO

Nome:____________________________________Fone: ______________________
Cd:_______Mensagem:______Data:___________ Hora: ______________________
Complemento:_________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________





AGENDAMENTO

Data: ____/____/____
Hora
Nome
Tel
Para
Tel
Mensagem
Comentário

Reação ao vivo para telemensagem

Para confirmar o serviço é necessário primeiro estar ligando para Telefônica (ou serviço de telefonia local) solicitando o serviço de CONFERÊNCIA “ chamada a três”.
Por este serviço pagará aproximadamente r$ 3,15 por mês.
Disponibilizado o serviço você seguirá conforme abaixo:
Com o cliente na linha você apertará a tecla FLASH e ouvirá um tom de linha, neste momento você discará o número do telefone de quem irá receber a mensagem, quando este atender você pedirá um momento e em seguida irá discar a tecla FLASH + o número 3 neste momento as tre linhas ficarão juntas.

É importante você avisar ao cliente que qualquer ruído a pessoa ouvirá.

Agradecimento de Mensagem

A mensagem “AGRADECIMENTO DE MENSAGEM” foi elaborada para te dar a possibilidade de retorno, ou seja, você pode aproveitar o fato de estar passando uma mensagem, para alguém e transformar este alguém em um cliente. Em muitos casos, a pessoa que esta recebendo a mensagem, não tem o hábito de mandar mensagens para outras pessoas, até porque, provavelmente, nem sabia da existência de tal possibilidade. Pois bem, é de ser esperar que essa pessoa ao receber uma mensagem, irá se emocionar e procurará se informar a respeito, para posteriormente proporcionar às pessoas que ama, a mesma emoção!Muito bem, sabendo que se isso acontecer, você deixará que esse cliente em potencial procure outra agência? É claro que não! Você deve sem perda de tempo, transformar esta pessoa entusiasmada em um cliente seu! E nós vamos mostrar a você, como é que você pode tornar isso possível e ao mesmo tempo, aumentar seu faturamento.

Quando você terminar de passar uma mensagem para alguém, você deve estar com a mensagem “AGRADECMENTO DE MENAGEM RECEBIDA” preparada, enquanto você fala com a pessoa que acabou de receber a mensagem, você deve dizer o seguinte:

- Gostou da mensagem? Temos uma mensagem de agradecimento que também é muito bonita, vou passar para você ouvir! Depois que a pessoa terminar de ouvir a mensagem, você vai perguntar o que ela achou, ela certamente dirá que gostou muito, nesta hora você perguntará: - Pois é, vamos passá-la para ele(a), agradecendo a que passou para você, assim ficará tão feliz quanto você. É muito que ao dizer isto ao cliente, você faça no afirmativo, ou seja, nunca diga, no afirmativo. Veja abaixo:

Vamos passar? (certo)
Você não gostaria de passar... (errado)
O fato de você dizer não gostaria, a palavra dá uma conotação negativa o induz também a dizer não.

As mensagens de agradecimento são bem elaboradas e as pessoas vão gostar na certa, assim sendo nunca deixe de sugerir a mensagem, pois poderá estar perdendo um grande cliente.

Como montar uma Agência de Telemensagem

Idéia que está dando muito certo, para quem quer montar uma Agência de Telemensagem.

O país está passando por um período de transição, mudanças significativas na economia, que provocam reações por vezes desastrosas e por outras vezes, a criatividade sempre presente nos brasileiros, acaba encontrando alternativas que resultam no surgimento de grandes negócios. Um destes grandes negócios que surgiram nos últimos tempos ganhou o nome sugestivo de AGÊNCIA DE TELEMENSAGENS. Esta opção de trabalho teve uma resposta favorável e imediata, tanto por parte dos novos empreendedores, quanto do público consumidor, por se prático e extremamente vantajoso para ambas as partes.

Serviços de uma agência de telemensagens?

1ª Você pode presentear a pessoa que ama, um amigo, um parente, seu professor, seu patrão ou empregado, seu vizinho, etc., da forma mais barata e significativa que você pode imaginar.

2ª Com uma mensagem por telefone, você vai proporcionar uma emoção à pessoa que você ama, que ela jamais esquecerá em toda sua vida, emoção que talvez você arrancasse com jóia cara ou algo parecido.

3ª Seja qual for o motivo, aniversário, casamento, maternidade, amizade, romântico, formatura, noivado, conforto, otimismo e muitos outros, você não precisa mais se preocupar com o que vai dizer, fazer ou que presente irá dar, é só ligar para uma agência de telemensagens, sempre haverá uma mensagem a sua disposição, com tudo aquilo que você gostaria de dizer à pessoa que gosta.
As informações acima, tanto podem ser usadas para divulgação boca a boca (muito importante), como também para elaboração de panfletos.

Sugestões Importante?

O que você pode usar na abertura, ou seja, no primeiro contato com o cliente?

Nos exemplos abaixo, consideremos que as ligações estejam sendo feitas no período da manhã, para saudarmos o cliente em primeiro lugar, porque é muito importante ao inicia uma conversação ao telefone, se dizer primeiro: Bom dia, boa tarde ou boa noite.

1. Bom dia! Nós somos da agência ... E temos uma mensagem para você, pode ouvir agora?

2. Bom dia! Nós somos da ........ Tivemos a honra de sermos escolhidos para passar-lhe uma linda mensagem, você têm 2 minutos para que possa ouvi-la.

3. Bom dia! Você vai viver agora um momento especial e inesquecível, nós somos a .......
Fomos procurados por alguém que te considera muito importante e que pediu para que enviássemos a você uma linda mensagem. Você pode ouvi-la agora?

4. Bom dia! Nós somos a ....... E temos uma mensagem para você de alguém muito especial, você pode ouvir agora?

Você acha que o fechamento, será que é difícil?

A resposta é não, você deve ter em mente que na finalização você deve informar o nome da pessoa que enviou e passar o comentário se houver algum.
Citamos abaixo um exemplo, quando a mensagem for de aniversário e que poderá ser usado por você:

1. Quem mandou esta mensagem foi (nome da pessoa), e nós, da agência .... Também queremos desejar a você um aniversário muito feliz! Você gostou da nossa mensagem? A mais provável resposta, será um sim, deste sim você encaixará uma mensagem de agradecimento dizendo:
Nós temos uma mensagem de agradecimento muito bonita, vou passar para você ouvir!
(neste momento você passa a mensagem que já deve estar pronta).
Você conclui dizendo: - O que achou? (ela dirá com certeza que gostou).
- Pois é, viu como é linda? Vamos passá-la para ele em agradecimento à mensagem que ele te passou! Assim ele (a) ficará tão feliz quanto você!